我們接觸的客戶裡，有一家做消防器材的公司，不到 5 個人，在公寓一樓，地上擺滿各式各樣的消防產品，辦公桌也被大大小小的產品淹沒。
幾個人要同時顧理貨、出貨、看訂單、聯繫客人，還有報價。每張報價送出去之前，要先盤點庫存、確認客人講的到底是哪個品項，有時候還得回頭問老闆。客人問的東西，很多根本不在他們的網站上。
這個畫面我很熟悉，我們接觸的客戶有做五金批發的、做化學材料的，也有消防器材供應商。產業差很多，詢價卡住老闆的那一段卻很像。
這篇把我這段時間的觀察整理在一起：詢價為什麼特別花時間、時間漏在哪裡、整理詢價流程可以先從哪兩件事開始，以及網站在這中間能幫上什麼忙。
為什麼小公司的詢價報價特別花時間？
我們遇到的客戶，基本上都是 10 人以下的公司，人員分工沒辦法分得很細，很多時候一個人要做蠻多事情。
B2B 的詢價流程大多長這樣：客人對有興趣的產品（還有數量）來做詢價，公司再跟供應商確認價格，然後再回頭回覆客人報價。
拿五金零件商來說，常有空間設計、建商這類客人來問有沒有某些五金。助理或老闆要先確認品項，確認完再跟供應商問價格，最後才回覆客人。
聽起來很單純，最花時間的是最前面那段確認：客人講的品項公司有沒有、規格對不對、數量夠不夠。這些答案，常常只存在老闆的腦袋裡。
所以流程一亂，每一張詢價最後都會繞回老闆桌上。
詢價的時間，都漏在哪裡？
我看過的情況，大致可以整理成三個卡點。
一、入口太多，格式不一
電話一通、LINE 一則、網站表單一張，客人來問的方式非常多種，問法也非常多樣。有人填聯絡表單，有人懶得打字直接打電話，有人丟 LINE。
我也看過不少五金零件供應商的網站，有的一次只能問一個品項，有的全部都用制式的聯絡表單，客人只能把需要的產品名稱一個一個貼上去。客人填得很累，老闆收到之後還要一項一項確認，兩邊都在花冤枉時間。
二、品名對不上型號
品名最容易出事，名稱一樣、規格差一點點，就得再打一通電話確認一次。
我們有一位做五金零件批發的客戶，常常接到這樣的詢價：「我想詢問喇叭鎖的價格。」
問題是，光是叫喇叭鎖的，型號就有好幾種。鎖的樣子不同、鑰匙不同，型號就不同，客人講不出是哪一種，只能一來一回地問。
型號一對上，品項就不會搞錯，來回確認也會少很多。
三、管道開越多，越容易漏單
管道開越多，客人越方便，這句話我只同意一半。
同意的那一半，是客人想打電話就打、想傳 LINE 就傳，對他來說確實方便。另一半是，人手不夠的時候，沒辦法每個平台都顧到，就容易漏單。
5 人以下的公司很常見的畫面是：老闆在外面跑業務，LINE 有人問，網站表單又進來一張，辦公室電話也響過兩次，回到公司根本不知道該先看哪一個。
還有一種漏單更隱形，出在交接。老闆娘幫忙接了電話，老闆回了 LINE，同一個客人的詢價散在兩個人手上，最後兩個人都以為對方回了。
哪些報價還沒回、哪些處理到哪裡，甚至有一張報價單根本沒人處理，忙起來連老闆自己都不知道。
報價一慢，公司會損失什麼？
三個卡點加在一起，報價就會一路往後推。客人問完報價，如果等了三天，這三天他可能已經在跟別家聊了。
流掉的除了那一筆訂單，還有老闆花在對品項、追廠商的那些時間。
可以回頭算算看：上個月有幾張詢價，是報價還沒送出去，客人就先不見了？
人手不夠，多請一個人就能解決嗎？
最近常聽到老闆說，人手不夠，再請一個人就好了。老實說，我不會建議 5 人以下的公司一開始就先多請一個人～
品項有沒有、價格怎麼報，答案都在老闆的腦袋裡。新人接到詢價，還是要回頭問老闆：這個我們有沒有？那個是哪一款？老闆的時間沒省下來，反而多了一份薪水，還要花時間從頭教他認品項。
我過去十年都在做 SaaS 產品、企業內部系統的介面設計，每天處理的就是資料怎麼維護、流程怎麼跑順。那段經驗讓我很確定一件事：流程沒整理好，人加進來，只是多一個人一起亂。
人手不夠的時候，先補流程，再補人。公司人已經不多了，老闆的精力要留給談供應商、顧大客戶、想公司下一步，這些只有老闆能做的事。
整理詢價流程，可以先從哪兩件事開始？
如果我是一間 5 人以下公司的老闆，每天自己接詢價、自己問廠商、自己回報價，我只會先做兩件事。
第一步：把收詢價的窗口集中起來
入口可以留著，客人想打電話、傳 LINE、填表單都沒關係，只是最後都要收進同一個地方。不管是誰接的、從哪裡來的，打開就知道哪張報完了、哪張還卡著。
光是回想剛剛那個客人到底是在哪裡問的，就能耗掉半天。
第二步：定好一張詢價單的格式
品名、型號、數量，讓客人一開始就填成一樣的格式，老闆不用再一則一則追問。更好的做法是透過線上詢價工具，讓客人很自然地照著格式把需求送出來。
兩件事聽起來都很小，但亂源只要少一個，老闆每天就能多撈回一段時間，拿去談生意、想公司的下一步。
網站可以幫詢價流程做什麼？
最近也常聽到老闆說，公司想數位轉型，所以先把網站做起來了。
有網站確實踏出了第一步，接下來的第二步才是重點：這個網站能不能幫你把流程理順、讓更多事自動跑、減輕你的負擔。這才是做網站最根本的原因，好不好看、快不快、便不便宜，都排在後面。
很常見的畫面是，網站做得很漂亮，客人看完產品想詢價，還是得自己打電話、傳 LINE，老闆再一則一則對品項。網站換新了，老闆的工作量一點也沒少。
看過這幾個產業之後，我的立場很清楚：網站的最後一步，要讓客人很容易把需求一次送出來。客人邊逛邊把需要的產品收集起來，一次送出詢價，老闆收到的就是一張整理好的單。
前面提到的五金零件批發客戶，就是這樣做的。他們常去參展，每次都要印一疊 DM，品項一換又得重印。我們幫他們做了線上型錄網站，參展時直接給連結，對方看到的永遠是最新的品項。客人逛完把品項挑好、填上數量，一次送出，老闆收到的詢價有品名、型號、數量，看完就能報價。
詢價車跟購物車，差在哪裡？
如果你是做批發、代理的老闆，正準備做網站，想說讓客人在網站下單，那就弄個電商購物車吧，先問自己一個問題：你的價格，能在客人開口之前就標好嗎？
我們服務的客戶裡，有些要先問過供應商才報得出價格；也有些是全台獨家總代理，自己就能定價，只是不同數量有不同的價格級距。
兩種公司看起來差很多，最後卡在同一個地方：最終價格，要看完客人整張需求才決定得了。客人一次買好幾樣，可能要給一點折扣；遇到標案，就得想辦法報一個讓客人願意買單的價格。
電商購物車的設計邏輯，剛好跟這件事反過來。價格先標好，客人選完直接付款，所以要設定金流、物流，整個流程都在帶客人走向結帳，中間沒有一段是留給老闆看完需求、再決定怎麼報的。
詢價車走的是另一條路，客人邊逛邊把要的品項、數量收集起來，一次送出，老闆收到的是一整張需求，看完再決定這一單怎麼報最有競爭力。
| 比較項目 | 電商購物車 | 詢價車 |
|---|---|---|
| 價格 | 先標好 | 看完整張需求再報 |
| 客人的最後一步 | 付款結帳 | 送出詢價清單 |
| 老闆收到什麼 | 一筆已付款的訂單 | 一整張整理好的需求 |
| 適合 | 價格固定的零售商品 | 價格要看數量、組合、案子決定的 B2B 產品 |
網站先幫你把整張需求收齊，這一單怎麼報才能讓客人點頭，那是老闆的功夫，留在你手上就好。
做線上型錄，產品分類越多越好嗎？
我們很常遇到這種老闆：看到同業網站有什麼，就想要什麼。產品分成大、中、小三層，再加品牌分類、應用情境分類，切面越多越安心。
對逛網站的客人來說，分類多確實有幫助，但每多一種分類，就多一份要維護的工作。
5 人以下的公司，不可能天天顧商品。上架一個新品，可能有五、六個區塊要跟著同步新增，忙起來新品放不上去，舊品也來不及下架，網站就越來越跟不上公司的實際狀況。
所以我們不會一味滿足所有需求，會先挑出最重要、客人最想看的內容。決定要放哪些分類之前，可以先問自己三個問題：
- 客人找產品時，最常用什麼找？型號、品牌，還是用途？
- 新品上架時，這個分類誰來顧？一週撥得出多少時間？
- 拿掉這個分類，客人會找不到東西嗎？
三題都答得出來，這個分類就留著；有一題卡住，就先放著，等公司有餘力再加也不遲。
老闆可以先問自己的 5 個問題
想知道自己公司的詢價流程卡在哪裡，可以先從這幾題開始：
- 你的公司現在開了幾個詢價入口？又有幾個人在顧？
- 客人問完報價，通常要等幾天才收到回覆？
- 上個月有幾張詢價，是報價還沒送出去，客人就先不見了？
- 客人來詢價時，會講型號嗎？
- 新人接到詢價，能不能不問你就回答？
有兩題以上答不太出來，就很值得花一點時間，先把詢價流程整理一輪。
常見問答
線上型錄、詢價車、詢價網站，是一樣的東西嗎？
這個功能在台灣還沒有一個大家公認的名稱，有人叫詢價車，有人叫線上型錄、詢價網站、線上詢價系統，或是批次詢價。講的大致是同一件事：客人在網站上瀏覽產品，把有興趣的品項跟數量加進清單，最後一次送出詢價，公司收到整理好的需求再報價。
價格要看數量才報得出來，也適合做線上型錄嗎？
適合，詢價車就是為這種情況設計的。網站不用先標價格，只負責把客人的整張需求收齊，價格級距、折扣怎麼給，看完需求再由你決定。
做一個線上型錄詢價網站要多少錢？
標準套版方案是 8 萬元，版型、頁數和內容固定，可以替換 logo 和網站主色。想調整成自己的規格，會依客製內容另外報價。產品數量、上線時間、後續費用這些細節，都整理在線上型錄詢價網站介紹頁的常見問題裡。
用 AI 做網站很快，為什麼還要找人規劃？
AI 做第一次建置、內容單純的靜態網站確實很快。做批發、代理的公司都要上架產品內容，新品要上、舊品要下，網站好不好維護，決定了它能用多久。我們會先跟你確認哪些內容常常更新、後台是誰在顧，再決定網站怎麼規劃。
網站的穩定跟資料安全怎麼顧？
對 5 人以下的公司來說，網站三天兩頭打不開，或是客人留的資料出狀況，一次就很傷信任。我們使用的國際架站平台通過 ISO 27001 資訊安全管理認證，穩定跟資安有平台的專業團隊一起顧著，老闆可以把心思放回生意上。
網站上線那天，整理才剛開始
接下來要看的，是網站每天能幫你分擔多少事。
如果你的公司也是詢價從四面八方進來，每一張最後都繞回自己桌上，歡迎聯繫我們聊聊你的產品跟報價方式，讓我協助你一起看看，哪些事可以先從你手上移開～
其他文章
